Affärsetik

Fundamentet för en sund affärskultur är JMs styrda och transparenta beslutsordningar som används för affärsuppgörelser. Den höga graden av styrning skapar få möjligheter att avvika från ett korrekt arbetssätt och minskar risken för korruption och olämpliga överenskommelser.

Etiska riktlinjer och uppförandekod

Grunden för vårt agerande finns formulerad i våra etiska riktlinjer och i JMs uppförandekod för medarbetare tydliggörs de värderingar som gäller på JM. Syftet är att definiera vår värdegrund och se till att vi agerar korrekt i vårt dagliga arbete.

I koden regleras bland annat våra relationer till varandra och vår omvärld. Exempelvis betonas att vi inte accepterar att krav på kort produktionstid och låga kostnader går ut över arbetarskydd och bra arbetsmiljö. Där står det också att vi eftersträvar affärsmässiga relationer utan personlig vinning så att varken vi eller vår motpart hamnar i beroendeställning eller tacksamhetsskuld.

För att nå ut brett i organisationen med kunskap och förståelse för innehållet i koden används den vid all rekrytering och vid alla årliga utvecklingssamtal.

Som komplement till Uppförandekoden och de etiska riktlinjerna finns riktlinjer för representation. Dessa anger vad som gäller inom JM-koncernen beträffande förmåner och gåvor, extern representation, studieresor, konferenser och intressekonflikter. Syftet med riktlinjerna är att motverka mutor och korruption samt att undvika otillåten påverkan. På JM är vi mycket restriktiva med att ge eller ta emot gåvor.

Men alla etiska frågor har inte ett självklart svar. JM har därför inrättat ett etiskt råd av personer från företagets ledning dit medarbetare kan vända sig och få vägledning.

Visselblåsarfunktion

I JM-koncernen finns en god internkontroll, men trots det kan det förekomma oegentligheter som måste hanteras. Med oegentlighet menas en handling som utförs med avsikt att få personlig vinning eller andra motiv tillgodosedda och som direkt eller indirekt innebär skada för JM.

En visselblåsarfunktion ger förutsättningar för enskilda medarbetare och andra intressenter att anonymt rapportera misstankar om befarade allvarliga oegentligheter, missförhållanden på arbetsplatsen eller brister i den interna kontrollen som kan resultera i en allvarlig oegentlighet.

Anmälan görs till ett från JM fristående företag, Interactive Security International AB, klicka här om du vill göra en anmälan.

Inköp och hållbara leverantörskedjor

JM använder stora mängder byggmaterial och byggvaror. Dessa material och varor produceras på många olika platser i världen. Det gör oss till en viktig aktör i samhällsbyggnadssektorn och innebär ett ansvar för hur varorna produceras. JM har därför tagit fram en inköpsprocess som ska säkerställa hållbara leverantörskedjor.

En grundbult i arbetet är uppförandekoden för våra leverantörer, JMs Supplier Code of Conduct. Den är framtagen för att se till att leverantörerna delar våra grundvärderingar. Uppförandekoden ställer krav som rör arbetsrätt, säkerhet, diskriminering och korruption. Samtliga av JMs leverantörer med ramavtal skriver under och förbinder sig att efterleva uppförandekoden.

Samtliga ramavtalsleverantörer genomgår en hållbarhetsvärdering innan de kan bli godkända som leverantörer. Värderingen täcker in frågor som mänskliga rättigheter, miljö, arbetsförhållanden, korruption, hälsa och säkerhet. JM har idag långsiktiga ramavtal med fler än 600 leverantörer – tillverkare, grossister, entreprenörer och konsulter. Över 90 procent av materialinköpen i Sverige och 75 procent i Norge sker via ramavtal. Dock förekommer vissa inköp utanför ramavtal, exempelvis om ett projekt behöver upphandla en specifik produkt/tjänst.

JMs process med leverantörsvärdering och revisioner

• Leverantörsvärdering inför ramavtalsskrivning

Om svaren i hållbarhetsvärderingen visar en risk för avvikelser kommer JM antingen göra en fördjupad granskning av företaget innan avtal kan tecknas alternativt kräva att en handlingsplan inlämnas i samband med avtalstecknandet. JM följer upp att handlingsplanen genomförs.

För Norge som har en högre andel inköp utanför ramavtal än de andra länderna samt Åpenhetsloven att förhålla sig till, finns en rutin för att göra en särskild riskanalys av leverantören. Visar analysen risk ska leverantören genomlysas enligt samma process som vid ramavtal.

• Fördjupad utvärdering

Fördjupad utvärdering innebär att ett 20-tal ramavtalsleverantörer årligen väljs ut och analyseras genom utskick av fördjupade enkäter. Urvalet av leverantörer görs vanligtvis utifrån riskfaktorer som t.ex. geografisk lokalisering, bransch, leverantörskedjans struktur och företag i tillverkande led. Andra skäl kan vara att JM har fått kännedom om att leverantörens leverantörskedja förändrats eller att leverantören var föremål för närmare granskning vid avtalsskrivande.

• På plats-revision

Utvärderingen av de fördjupade enkäterna ligger till grund för urval av leverantörer som är aktuella för så kallad På-plats-revision. På plats-revisioner sker vanligtvis föranmälda men oannonserade revisioner kan också förekomma. Revisionerna genomförs av konsulter, upphandlade av JM. Vid eventuella brister som framkommer vid besöket måste företaget inom 6 veckor presentera en plan för korrigerande åtgärder. Konsulterna sammanställer resultatet i en revisionsrapport. Redovisning av resultat från På plats-revisioner presenteras vid möte i Leverantörsvärderingsgruppen (se nedan). Leverantörsvärderingsgruppen kan besluta om att stoppa en leverantör vid allvarliga brister som inte åtgärdas omgående.

• Vid särskild händelse

Om särskild misstanke om avvikelser eller kraftiga brister hos en leverantör kan JM ta beslut om att göra en extra fördjupad utvärdering eller På plats-revision.

Hållbarhetsrevisioner

Varje år väljs ett 20-tal leverantörer ut för en fördjupad hållbarhetsanalys. Urvalet baseras på kriterier för riskfaktorer baserade på bland annat geografisk plats, bransch, leverantörskedjans struktur och företag i tillverkande led.

Den fördjupade hållbarhetsanalysen mot materialleverantörer genomförs normalt sett i två steg där det första steget är en fördjupad enkät med frågor inom mänskliga rättigheter, arbetsrätt, miljö och antikorruption. I steg två följs enkäten upp med revisioner i utvalda fabriker uppströms i leverantörskedjorna.

Tecknandet av ett ramavtal med en leverantör kan också få villkoret att en fördjupad revision ska ske inom viss tid. Ytterligare en möjlighet är att vi genomför en oannonserad revision gentemot en ramavtalsentreprenör på en av JMs arbetsplatser.

Om brister framkommer vid revisionen ska leverantören ta fram en åtgärdsplan, Corrective Action Plan. Leverantören måste utföra åtgärderna i planen för att få fortsätta vara leverantör till JM. I några fall har de här uppföljningarna lett till att JM valt att stoppa leveransen av material från en viss fabrik.

Socialt ansvarstagande skattepolicy

JMs styrelse har fastställt en skattepolicy med grundläggande principer för koncernens hantering av skatter. JMs hantering av skatter ska betraktas ur ett hållbarhetsperspektiv och vägledas av transparens, socialt ansvarstagande och tydligt bidrag till välfärden i samhället.

Väsentliga skatter för JM är inkomstskatt, mervärdes- och omsättningsskatt (moms), stämpelskatt, fastighetsskatt, arbetsgivaravgifter och särskild löneskatt. Ambitionen är att betala rätt skatt, i respektive land där JM har verksamhet, utifrån andemeningen i lagar och regler.

Skattekostnaden ska hanteras med professionell stringens som en viktig del av företagets resultaträkning och skatteflödet ska optimeras inom ramen för den löpande operativa verksamheten.